Политика Министерства обороны в отношении обработки персональных данных, связанных с ведением кадровой работы в Вооруженных Силах

ГЛАВА 1

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Политика Министерства обороны (далее – Минобороны) в отношении обработки персональных данных, связанных с ведением кадровой работы в Вооруженных Силах, определяет основные принципы и цели обработки персональных данных, категории субъектов персональных данных, перечень обрабатываемых персональных данных, порядок и условия их обработки, права и обязанности субъектов персональных данных, права и обязанности оператора, порядок и случаи предоставления и распространения персональных данных при ведении кадровой работы в Вооруженных Силах.

2. Правовыми основаниями для разработки настоящей политики явились:

Конституция Республики Беларусь;

Закон Республики Беларусь от 7 мая 2021 г. № 99-З «О защите персональных данных» (далее – Закон);

Закон Республики Беларусь от 21 июля 2008 г. № 418-З «О регистре населения»;

Закон Республики Беларусь от 10 ноября 2008 г. № 455-З «Об информации, информатизации и защите информации»;

Закон Республики Беларусь от 5 ноября 1992 г. № 1914-XII «О воинской обязанности и воинской службе»;

Указ Президента Республики Беларусь от 25 апреля 2005 г. № 186 «Об утверждении Положения о порядке прохождения военной службы»;

иные нормативные правовые акты.

3. Для целей настоящей политики под военными кадрами понимаются офицеры и прапорщики Вооруженных Сил.

В настоящей политике под оператором, осуществляющим обработку персональных данных, связанных с ведением кадровой работы в Вооруженных Силах, понимается Минобороны.

Для целей настоящей политики применяются иные термины и их определения в значениях, определенных в Законе.

ГЛАВА 2

ПРИНЦИПЫ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

4. Обработка персональных данных, указанных в пункте 7 настоящей политики, осуществляется оператором на основании принципов законности, соразмерности, прозрачности, достоверности и сохранности.

4.1. Принцип законности означает, что оператор осуществляет обработку персональных данных только на основании имеющихся у него полномочий.

4.2. Принцип соразмерности означает, что содержание и объем обрабатываемых персональных данных соответствует заявленным целям их обработки, обрабатываемые персональные данные не являются избыточными по отношению к заявленным целям их обработки.

4.3. Принцип прозрачности означает, что субъекту персональных данных может быть предоставлена информация, касающаяся обработки его персональных данных в порядке, установленном Законом.

4.4. Принцип достоверности означает, что оператор принимает меры по обеспечению достоверности обрабатываемых им сведений, при необходимости обновляет их.

4.5. Принцип сохранности означает, что оператор предоставляет персональные данные только лицам, которым данные сведения необходимы для выполнения возложенных на них функций и обязанностей, принимает меры по недопущению несанкционированного распространения персональных данных и несет за это ответственность.

ГЛАВА 3

ЦЕЛИ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

5. Целями обработки оператором персональных данных, связанных с ведением кадровой работы в Вооруженных Силах, являются:

5.1. обработка персональных данных при приеме военных кадров на военную службу по контракту и по призыву из запаса;

5.2. обработка персональных данных при прохождении военными кадрами военной службы и состоянии в запасе;

5.3. осуществление административных процедур;

5.4. рассмотрение обращений.

ГЛАВА 4

КАТЕГОРИИ СУБЪЕКТОВ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ. ПЕРЕЧЕНЬ ОБРАБАТЫВАЕМЫХ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

6. Оператор обрабатывает персональные данные следующих категорий субъектов:

военные кадры, а также их родственники;

посетители;

граждане, подавшие (подающие) обращения;

граждане, обратившиеся (обращающиеся) за осуществлением административной процедуры.

7. Оператор для достижения установленных в настоящей политике целей обрабатывает персональные данные, определенные:

Законом Республики Беларусь от 18 июля 2011 г. № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц»;

Указом Президента Республики Беларусь от 26 апреля 2010 г. № 200 «Об административных процедурах, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан»;

постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 23 июля 2012 г. № 667 «О некоторых вопросах работы с обращениями граждан и юридических лиц»;

Положением о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях, у индивидуальных предпринимателей, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30 декабря 2011 г. № 1786;

Инструкцией о порядке ведения делопроизводства по административным процедурам в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 7 мая 2009 г. № 39;

Инструкцией о некоторых вопросах прохождения военной службы в Вооруженных Силах, утвержденной приказом Министра обороны Республики Беларусь от 21 июня 2011 г. № 512;

Инструкцией о порядке составления и ведения личных дел военнослужащих (военнообязанных) в Вооруженных Силах и транспортных войсках, утвержденной приказом Министра обороны Республики Беларусь от 27 декабря 2021 г. № 1625;

Инструкцией о некоторых вопросах награждения военнослужащих и гражданского персонала Вооруженных Сил государственными наградами Республики Беларусь, утвержденной приказом Министра обороны Республики Беларусь от 13 декабря 2018 г. № 1900;

Инструкцией о порядке организации изучения, отбора и призыва офицеров запаса на военную службу офицеров по призыву в Вооруженные Силы и транспортные войска утвержденной приказом Министра обороны Республики Беларусь от 2 марта 2017 г. № 259;

Инструкцией о порядке учета личного состава Вооруженных Сил Республики Беларусь и транспортных войск Республики Беларусь.

ГЛАВА 5

ПОРЯДОК И УСЛОВИЯ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

8. Обработка персональных данных осуществляются кадровыми органами Вооруженных Сил.

Под кадровыми органами Вооруженных Сил понимаются главное управление кадров Минобороны, управления (отделы, отделения, группы) кадров в воинских частях, должностные лица, ответственные за ведение кадровой работы.

9. Обработка персональных данных оператором ведется с использованием средств автоматизации либо без использования средств автоматизации, при этом обеспечиваются поиск персональных данных и доступ к ним по определенным критериям.

10. Оператор проводит обработку персональных данных (в том числе специальных) без согласия субъекта персональных данных на их обработку в соответствии с требованиями Закона:

10.1. при оформлении служебных отношений, а также в процессе служебной деятельности субъекта персональных данных в случаях, предусмотренных законодательством;

10.2. при обработке персональных данных, когда они указаны в документе, адресованном оператору и подписанном субъектом персональных данных, в соответствии с содержанием такого документа;

10.3. в отношении распространенных ранее персональных данных до момента заявления субъектом персональных данных требований о прекращении обработки распространенных персональных данных, а также об их удалении при отсутствии иных оснований для обработки персональных данных, предусмотренных Законом и иными законодательными актами;

10.4. в случаях, когда обработка персональных данных является необходимой для выполнения обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами;

10.5. в случаях, когда настоящим Законом и иными законодательными актами прямо предусматривается обработка персональных данных без согласия субъекта персональных данных.

11. Оператор осуществляет с персональными данными любое действие или совокупность действий, включая сбор, систематизацию, хранение, изменение, использование, обезличивание, блокирование, распространение, предоставление, удаление персональных данных, если это не противоречит законодательству.

12. Обработка персональных данных осуществляется путем:

получения информации непосредственно от субъекта персональных данных;

внесения персональных данных в книги (журналы), личные дела и информационные системы оператора;

использования иных способов обработки персональных данных, не запрещенных законодательством.

13. Не допускается раскрытие третьим лицам и распространение персональных данных без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено законодательством.

14. Передача персональных данных суду, органам дознания и следствия, в налоговые органы, другие органы исполнительной власти и организации осуществляется в соответствии с законодательством.

15. Хранение персональных данных оператором осуществляется в части касающейся:

военных кадров – до даты исключения субъекта персональных данных с воинского учета;

граждан и юридических лиц – в сроки, определенные Положением о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях, у индивидуальных предпринимателей и Инструкцией о порядке ведения делопроизводства по административным процедурам в государственных органах, иных организациях.

Все документы, содержащие персональные данные военных кадров, хранятся в режиме конфиденциальности. К ним имеют доступ только те должностные лица, которые допущены к таким сведениям в силу исполнения ими своих должностных (функциональных) обязанностей.

ГЛАВА 6

ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ СУБЪЕКТА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

16. Субъект персональных данных имеет право:

получать на условиях, определенных Законом, информацию, касающуюся обработки его персональных данных, а также об их предоставлении третьим лицам;

отзывать согласие на обработку персональных данных;

обжаловать в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных или в судебном порядке неправомерные действия (бездействие) оператора, а также его решения;

требовать от оператора изменения своих персональных данных в случаях, если персональные данные являются неполными или не соответствующими действительности, и бесплатного прекращения их обработки, включая их удаление, при отсутствии предусмотренных законодательными актами оснований у оператора;

получать у оператора разъяснения по вопросам, касающимся обработки его персональных данных;

осуществления иных прав, предусмотренных законодательством.

17. Субъект персональных данных обязан:

предоставлять оператору достоверные персональные данные;

информировать оператора об уточнении своих персональных данных.

Лица, передавшие оператору недостоверные сведения о себе, а также сведения о другом субъекте персональных данных без согласия последнего, несут ответственность в соответствии с законодательством.

18. Для реализации прав, предусмотренных пунктом 16 настоящей политики, субъект персональных данных обращается к оператору с заявлением в письменном виде либо в форме электронного документа с отражением сведений, предусмотренных частью второй статьи 14 Закона.

ГЛАВА 7

ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ ОПЕРАТОРА

19. Оператор принимает необходимые правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, распространения и других несанкционированных действий, в том числе:

определяет угрозы безопасности при их обработке;

принимает правовые акты и иные документы, регулирующие отношения в сфере обработки и защиты персональных данных;

назначает лиц, ответственных за обеспечение безопасности персональных данных;

создает необходимые условия для работы с персональными данными;

организует учет документов, содержащих персональные данные;

организует работу с информационными системами, в которых обрабатываются персональные данные;

хранит персональные данные в условиях, при которых обеспечивается их сохранность и исключается неправомерный доступ к ним третьих лиц;

организует обучение своих работников, осуществляющих обработку персональных данных.

20. Оператор имеет право:

получать от субъекта персональных данных достоверные информацию и (или) документы, их содержащие, в рамках, определенных нормативными правовыми актами, указанными в пункте 7 настоящей политики;

запрашивать у субъекта персональных данных информацию об актуальности и достоверности сведений в части, его касающейся;

продолжать обработку персональных данных субъекта при наличии оснований, установленных в Законе, в случае отзыва субъектом согласия на обработку;

передавать персональные данные третьим лицам в установленных случаях с соблюдением требований законодательства;

определять при обработке персональных данных состав и перечень мер, необходимых и достаточных для выполнения обязанностей, предусмотренных нормативными правовыми актами, если иное не предусмотрено Законом.

21. Оператор, обязан:

разъяснять субъекту персональных данных его права, связанные с обработкой персональных данных;

при необходимости получать согласие субъекта персональных данных на обработку персональных данных до начала их обработки;

обеспечивать защиту персональных данных в процессе их обработки;

предоставлять субъекту информацию о его персональных данных, а также об их предоставлении третьим лицам, за исключением случаев, предусмотренных Законом и иными законодательными актами;

уточнять персональные данные, за исключением случаев, когда порядок внесения изменений в них установлен законодательными актами либо если цели обработки персональных данных не предполагают их последующих изменений;

прекращать обработку персональных данных, осуществлять их удаление или блокирование при отсутствии оснований, предусмотренных Законом и иными законодательными актами;

уведомлять Национальный центр по защите персональных данных о нарушениях систем защиты персональных данных незамедлительно, но не позднее трех рабочих дней после того, как оператору стало известно о таких нарушениях, за исключением случаев, предусмотренных уполномоченным органом;

осуществлять изменение, блокирование и (или) удаление недостоверных и (или) незаконно полученных персональных данных по требованию Национального центра по защите персональных данных, если иное не установлено законодательными актами;

исполнять требования Национального центра по защите персональных данных об устранении нарушений законодательства о персональных данных;

выполнять иные обязанности, предусмотренные Законом и иными законодательными актами.

ГЛАВА 8

ПОРЯДОК И СЛУЧАИ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ И РАСПРОСТРАНЕНИЯ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

22. Передача персональных данных третьим лицам допускается только в случаях, установленных законодательством.

Оператору запрещается сообщать их устно или письменно кому бы то ни было, если это не вызвано служебной необходимостью.

23. Трансграничная передача персональных данных осуществляется в соответствии с требованиями статьи 9 Закона.

ГЛАВА 9

ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

24. Настоящая политика вступает в силу со дня ее утверждения Министром обороны Республики Беларусь.

25. Оператор имеет право изменять настоящую политику в одностороннем порядке без согласования с субъектами персональных данных с доведением изменений до их сведения.

26. Иные вопросы, касающиеся обработки персональных данных и не предусмотренные в настоящей политике, регулируются законодательством.